متى تحتاج الجهة إلى مكتب تنفيذ؟
تعدد البرامج والمسارات
تتعدد البرامج ومسارات العمل وتحتاج القيادة إلى صورة موحدة للتقدم.
قرارات موزعة
تتوزع القرارات بين أكثر من جهة أو لجنة.
ربط الخطط بالميزانية
تحتاج الخطط إلى ارتباط أوضح بالميزانيات والمسؤوليات.
تقارير تعرض الحالة
تركز التقارير على عرض الحالة أكثر من دفع القرار.
في هذه الحالات، ينشئ مكتب التنفيذ دورية عمل واضحة، ويوحد التقارير، ويربط المعالم بالميزانية، ويحدد المسؤوليات والصلاحيات ومسارات التصعيد لدفع النتائج.
ما الذي يشمله تأسيس مكتب إدارة المشاريع؟
01تأسيس المكتب.
نحدد الهيكل والأدوار والصلاحيات ومسارات التصعيد والأدوات ودورية الاجتماعات والتقارير.
02مكاتب التحول.
نؤسس مع القيادة الجديدة خط الأساس والحوكمة والتقارير ومسارات الأولوية. يعمل فريقنا داخل الجهة لتنسيق القرارات وإدارة التنفيذ، مع نقل المعرفة تدريجيا إلى فريق الجهة.
03تشغيل البرنامج.
نحول الخطة إلى مسارات عمل محددة المسؤولية ومرتبطة بالميزانية، وندير التشغيل اليومي بما يشمل متابعة المعالم، وضبط الميزانية، وإدارة التصعيدات، ودعم القرارات. وعندما يتركز الاحتياج على برنامج ذي أولوية، يمكن أن يتكامل المكتب مع خدمة دعم تنفيذ البرامج.
04الحوكمة والتقارير.
نحدد دورية العمل بحسب نطاق المكتب واحتياجات الجهة. وتشمل عادة اجتماعات متابعة لمسارات العمل، ومراجعات دورية للأداء والميزانية والمخاطر، ولجانا توجيهية للقرارات التي تتجاوز صلاحيات فرق التنفيذ. توحد التقارير حالة المعالم والميزانية والتبعيات والمخاطر والقرارات المطلوبة، وتعرض على مسؤولي المسارات وقيادة البرنامج والراعي بحسب مستوى القرار. كما نحدد مسارات التصعيد، وما يرفع، ومتى يرفع، والجهة المخولة بحسمه، حتى تقود التقارير إلى القرار. اطلع على سجل الإنجازات لفهم تطبيق هذا النموذج في بيئات تنفيذ فعلية.
05الأدوات والمنصات.
نتعامل مع كل جهة بحسب بيئتها التقنية، ونبدأ بالأدوات والمنصات المعتمدة لديها. نضبط قوالب العمل وسجلات القرارات والمخاطر والتبعيات ولوحات المتابعة، ونربط مصادر البيانات لتقليل الإدخال اليدوي وأتمتة التقارير حيثما تسمح البيئة التقنية. وإذا احتاج المكتب إلى أدوات إضافية، نقترح خيارات تتناسب مع احتياجاته ومتطلبات الأمن والتكامل بعد موافقة الجهة. تبقى القوالب واللوحات وإعدادات العمل والبيانات لدى الجهة عند التسليم.
06التسليم وبناء القدرات.
نضع منذ تأسيس المكتب خطة واضحة لتولي فريق الجهة الإدارة، ونحدد المسؤولين عن الحوكمة والتقارير والأدوات ومسارات العمل. يعمل فريقنا إلى جانبهم خلال التشغيل، ثم ينقل المسؤوليات تدريجيا من خلال التوثيق والتدريب والتطبيق العملي، حتى يصبح المكتب قادرا على العمل بقيادة فريق الجهة. تعرف على المنهجية التي تنظم التهيئة والتشغيل والتسليم. وعند الحاجة، يمكن أن تتكامل المهمة مع خدمة القيادات المؤقتة والمدمجة خلال مرحلة التأسيس أو التشغيل.
يقاس نجاح مكتب التنفيذ بقدرته على المحافظة على دورية العمل، ووضوح المسؤوليات، وجودة التقارير، وسرعة اتخاذ القرار بعد انتقال الإدارة إلى فريق الجهة.
ما الخطوة التالية لمكتب التنفيذ؟
سواء كانت الجهة تؤسس مكتبا جديدا أو تطور مكتبا قائما، نبدأ بفهم الوضع الحالي والنتيجة المطلوبة، ثم نحدد الخطوة المناسبة للبدء.